Transcripts i Discord: gem samtalen, når ticketen lukkes
Når en ticket-kanal bliver slettet, forsvinder alt, der blev skrevet i den. Et transcript er en kopi af hele samtalen, som kan læses bagefter. Her er, hvorfor det er værd at gemme, hvad der skal med, og hvordan du undgår at gemme mere, end du har brug for.
Hvorfor gemme samtalen?
- Når nogen klager. "Jeres admin lovede mig mine ting tilbage" er svært at svare på, hvis ingen kan se, hvad der blev sagt.
- Når den samme person kommer igen. Staff kan se, hvad sagen handlede om sidst, og hvad I besluttede.
- Når nyt staff skal lære det. Gamle tickets viser, hvordan I plejer at svare.
Hvad skal med i et godt transcript?
Alle beskeder med navn og tidspunkt, svarene på spørgsmålene ved oprettelsen, og hvem der tog og lukkede ticketen. Og billederne. Det sidste glemmer mange: et link til et billede på Discord holder op med at virke, når kanalen er slettet. Skal beviset kunne ses om et halvt år, skal selve billedet gemmes sammen med samtalen.
Ticket System laver transcriptet, når ticketen slettes: en side med hele samtalen, også billederne. Gratis har 300 MB plads til billeder pr. server, Premium har 3 GB.
Hvem må læse det?
Et transcript indeholder det samme som ticketen, så det skal ikke være mere åbent end den. Tre ting at tage stilling til:
- Skal brugeren have en kopi? De fleste servere siger ja. Det viser, at I ikke har noget at skjule.
- Hvor ligger staffs kopi? Brug en kanal, kun staff kan se. Havde kategorien sin egen staff-rolle, skal resten af teamet heller ikke kunne læse transcriptet.
- Hvad hvis linket bliver delt? Et link kan sendes videre. Kræver siden login, er et delt link ikke noget værd for andre.
I Ticket System åbnes et transcript med et link med en lang, tilfældig nøgle. Slår I "Kræv login for at åbne transcripts" til under Indstillinger → Sikkerhed, kan kun ticketens ejer og jeres staff læse det. Det er gratis.
Hvor længe skal det gemmes?
Så længe I har brug for det, og ikke længere. En supportsag om en glemt adgangskode er ligegyldig efter en måned. En sag om en udelukkelse kan være relevant i et år. Gemmer I alt for evigt, ligger der en dag tusindvis af gamle samtaler med navne og oplysninger, som ingen bruger, men som stadig kan slippe ud.
Under Indstillinger → Sikkerhed kan I slå "Slet gamle transcripts af sig selv" til og vælge 30, 90, 180 eller 365 dage. Under Tickets kan en enkelt ticket også fjernes helt, sammen med transcript og billeder.
Find den igen
Et arkiv, ingen kan søge i, bliver ikke brugt. Sørg for, at I kan finde en gammel sag på brugerens navn og på et ord fra samtalen, uden at rulle gennem en kanal med hundredvis af filer.
Under Tickets på dashboardet kan I søge på kanal, bruger og ord i samtalerne, filtrere på mærker og hente listen som regneark.